Arbeitsmittel (Notebook) im HomeOffice

Frage(n):

Muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein neues Notebook für das Home Office zur Verfügung stellen?

Antwort:

Die Einrichtung des Home Office-Arbeitsplatzes obliegt grundsätzlich dem Arbeitgeber. Dies gilt auch für sog. Arbeitsmittel. Der Begriff der Arbeitsmittel wird insbesondere im produktiven Bereich verwendet und meint in diesem Zusammenhang insbesondere Werkzeuge und Maschinen. Doch auch im nicht-produktiven Bereich finden sich Arbeitsmittel, bspw. in Form von dienstlich genutzten Gegenständen wie Notebooks.
Da Home Office im Wesentlichen als besondere Modalität hinsichtlich des Arbeitsortes lediglich Auswirkungen auf selbigen hat, ergeben sich grundsätzlich auch keine Änderungen für die Regel, dass Arbeitsmittel vom Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitgeber herauszugeben sind. Unter einem zur Verfügung Stellen versteht man, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitsmittel zwar überlasst, jedoch Eigentümer bleibt. Hieraus ergibt sich u. a. auch der soeben genannte Herausgabeanspruch.

Exkurs: Die bloße Nutzungsüberlassung ist gem. § 3 Nr. 45 EstG lohnsteuerfrei. Die Beitragsfreiheit von der Sozialversicherungspflicht geht mit der Steuerfreiheit gem. § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 HS. 1 SvEV einher.

Wenn es also um die Frage geht, ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein (geeignetes) Notebook zur Verfügung stellen muss, muss diese Frage eindeutig bejaht werden. Anders sieht es jedoch hinsichtlich der Neuheit des Gerätes aus. Auf die Überlassung eines neuen Gerätes hat der Arbeitnehmer grundsätzlich keinen Anspruch. Denkbar ist daher auch, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Gerät eines bereits ausgeschiedenen Kollegen zur Verfügung stellt. Entscheidend ist lediglich, dass der Arbeitnehmer mit dem Notebook die ihm obliegende Arbeit verrichten kann und dass dieses jene Anforderungen erfüllt, die auch an ein Notebook/einen PC in dem Betriebsräumen des Arbeitgebers zu stellen wären.

Denkbar erscheinen darüber hinaus auch sog. „Bring your own device“-Abreden (kurz: BYOD). Hierunter versteht man die dienstliche Nutzung arbeitnehmereigener mobiler Endgeräte. Wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine solche Vereinbarung getroffen wird, obliegt es selbstverständlich dem Arbeitnehmer, ob das dienstlich genutzte Gerät neu oder gebraucht ist. Allerdings muss in diesen Fällen auch der Arbeitnehmer die Anschaffungs- und Unterhaltungskosten tragen. Sofern der Arbeitgeber dem zustimmt, kann sich dieser jedoch im Rahmen einer Vereinbarung einer Pauschale an den Kosten beteiligen. Dies kann insbesondere dann einen Kompromiss darstellen, wenn nicht ausreichend Betriebsmittel zur Verfügung stehen oder aber wenn der Arbeitnehmer auf die Nutzung eines neuen Gerätes besteht.
Selbst im Rahmen einer BYOD-Vereinbarung ist der Arbeitgeber verantwortliche Stelle i. R. d. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO, sodass dieser die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze sicherstellen muss.

Weiterführende Informationen:

Nähere Informationen zur „Datenschutzgrundverordnung“ inklusive gesetzlicher Grundlagen finden KMU mit Unternehmenssitz in Bayern im ESF-Projekt Virtkomp.

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